Verwalten eines Mandanten
Der Mandanten-Administrator oder Nutzer mit Administratorrechten kann den Mandanten eines Behörden-Clients verwalten. Er kann neue Accounts einladen und die Konfiguration verändern.
Nach der Anmeldung lässt sich durch den Button Einstellungen in der Kopfzeile, links neben dem Avatar des angemeldeten Benutzers erkennen, ob man die Berechtigung Administrator besitzt.
Ist die letzte Anmeldung im Browser mit einem Nutzer erfolgt, der die Berechtigung Sachbearbeiter hat und waren Anträge oder die Antragsübersicht geöffnet, so wird ein Fehler angezeigt, dass man nicht berechtigt ist Anträge zu bearbeiten.
Benachrichtigungen
Der Tab Benachrichtigungen ist derzeit noch nicht in Benutzung und kann ignoriert werden. Sobald diese Funktion umgesetzt ist, wird hier eine Beschreibung ergänzt.
Benutzende und Rollen verwalten
Öffnet ein Benutzer mit der Rolle Administrator den Reiter Benutzende und Rollen, so hat er die Möglichkeit weitere Benutzer einzuladen und bekommt eine Liste der aktuell angelegten Nutzern mit ihren Rollen dargestellt.
Hinweis:
Im Zusammenhang mit Benutzeraccounts steht eine Gruppe für einen Zustellpunkt des genutzten FIT-Connect-Clients.
Die Rollen Teamleitung und Sachbearbeitung beziehen sich auf die fachliche Seite und die Antragsbearbeitung.
Die Rolle Admin(istrator) stellt eine Systemrolle dar, daher kann ein Administrator ohne fachliche Rolle keine Anträge einsehen.
Neuen Benutzer einladen
Um einen neuen Benutzer einzuladen, sind folgende Angaben notwendig.
Eingabe der E-Mail-Adresse des neuen Nutzers in das Dialogfeld
Auswahl der Gruppe mittels Checkbox
Festlegen der Rolle Sachbearbeitung oder Teamleitung
Falls notwendig und gewünscht, zusätzlich die Systemrolle Administrator aktivieren
Nach einem Klick auf Einladung versenden, erhält der eingeladene Nutzer eine E-Mail mit einem Einladungslink. Klickt der neue Benutzer des EFAST Behörden-Client auf den Link in der E-Mail, so öffnet sich eine neue Webseite, mit der ein Benutzerkonto angelegt werden kann.
Nach einem Klick auf Jetzt Konto anlegen wird der neue Nutzer dazu aufgefordert ein Passwort zu vergeben, zu wiederholen und mit einem Klick auf Passwort festlegen zu speichern.
Im letzten Schritt bekommt der eingeladene Nutzer noch die Möglichkeit einen Vornamen und Nachnamen zu vergeben und mit dem Button Konto erstellen sein neues Konto zu erstellen.
Anschließende erscheint der Anmeldedialog des EFAST Behörden-Client und die Einrichtung des neuen Benutzeraccounts ist abgeschlossen.
Erst wenn der Benutzer sein Konto erstellt hat, wechselt der Status von eingeladen zu registriert und es wird ein Vorname und Nachname angezeigt.
Benutzer verwalten
In den Einstellungen auf dem Reiter Benutzende und Rollen befindet sich eine Übersicht über alle in dem Mandanten angelegten Benutzer.
Über das Zahnrad neben der Überschrift lassen sich Spalten der Übersicht ein- und ausblenden. Ein Klick auf die drei Punkte am Ende einer Zeile jedes Benutzers, öffnen ein Kontextmenü, über das der die Rolle des Benutzers verwaltet werden kann.
Klickt man auf Benutzer:in verwalten so öffnet sich ein Dialog, in dem sich die Rolle des Benutzers ändern lässt. Die aktuell vergebene Rolle wird in der Auswahlliste hervorgehoben.
Es gibt folgende Möglichkeiten, ein Benutzerprofil zu ändern:
Über die Checkbox Admin lässt sich die Systemrolle Admin hinzufügen oder wegnehmen, je nachdem, ob die Checkbox angewählt ist oder nicht.
Über das blaue X neben der aktuellen Rolle, kann dem Benutzer die fachliche Rolle entzogen werden.
Über das Auswahlfeld kann dem Benutzer eine andere fachliche Rolle zugewiesen werden. Es kann von Sachbearbeitung zur Teamleitung gewechselt werden und umgekehrt.
Einem Benutzerprofil muss mindestens eine Rolle zugewiesen sein, damit sich der Dialog Benutzer:in verwalten mit Speichern abschließen lässt.
Die Nutzerrolle Teamleitung beinhaltet die Berechtigungen der Nutzerrolle Sachbearbeitung.
Benutzer löschen
In den Einstellungen auf dem Reiter Benutzende und Rollen befindet sich eine Übersicht über alle in dem Mandanten angelegten Benutzer.
Ein Klick auf die drei Punkte am Ende einer Zeile jedes Benutzers, öffnen ein Kontextmenü, über das der Benutzer gelöscht werden kann.
Ein gelöschter Benutzer kann nicht wieder hergestellt werden und muss neu eingeladen werden.
Es muss mindestens ein Nutzer mit der Rolle Administration im Mandanten vorhanden sein.
Hat ein Nutzer mit der Rolle Sachbearbeitung oder Teamleitung noch zugewiesene Anträge in Bearbeitung, kann dieser nicht gelöscht werden.
Datenmodelle pflegen
Ein Behörden-Administrator kann über die Einstellungen die Datenmodelle zu den konfigurierten Leistungen aktualisieren. Ein neues Datenmodell kann dabei entweder mit Drag’n’Drop in dem gestrichelten Rechteck ablegt werden oder über den Button Datenmodelle hochladen über einen Dialog in den EFAST Behörden-Client hochgeladen werden.
Nach dem erfolgreichen Upload eines neuen Schemas muss dieses noch einer Verwaltungsleistung zugewiesen werden.
Nach der Auswahl der zugehörigen Verwaltungsleistung kann mit einem Klick auf den Button Datenmodelle speichern die Änderung gesichert werden
BundID-Postfach einrichten
Für den Nachrichtenaustausch zwischen Behörde und Antragsteller nutzt der EFAST Behörden-Client neben dem Postweg das Postfach der BundID. Um das BundID-Postfach nutzen zu können, muss über den Reiter BundID-Postfach in den Einstellungen ein entsprechendes Zertifikat und der passenden Schlüssel hinterlegt werden.
Nach dem Upload von Zertifikat und Schlüssel prüft der EFAST Behörden-Client diese und zeigt an, ob diese gültig sind. Mit einem Klick auf den Button Speichern werden die Dateien im System hinterlegt.
Wird ein ungültiges oder abgelaufenes Zertifikat oder Schlüssel hochgeladen, so gibt der EFAST Behörden-Client eine entsprechende Fehlermeldung aus. Die erfolgreiche Sicherung der Dateien wird mit einer entsprechenden Meldung quittiert.
Personalisierung des EFAST Behörden-Client
Unter Einstellungen befinden sich die beiden Reiter Logo/Wappen und Footerlinks, über die ein Behörden-Administrator das Wappen und die Links in der Fußzeile des Mandanten ändern kann.
In dem Dialog Logo/Wappen wird ein bereits bei der initialen Konfiguration hinterlegtes Wappen durch seinen Namen angezeigt. Vor dem Upload eines neuen Logos muss das hinterlege Logo mit dem 🇽 am Ende der Zeile gelöscht werden. Das neue Logo wird nach dem Upload mit einem Klick auf Logo ändern gespeichert.
Für die Links in der Konfiguration der Footerlinks gilt entsprechend, dass bereits hinterlegte Links angezeigt werden. Diese lassen sich direkt editieren oder mit dem Mülleimer löschen. Zudem ist die Reihenfolge der Links ist per Drag’n’Drop veränderbar. Änderungen werden mit einem Klick auf Footerlinks speichern gesichert. Eine Meldung am Ende der Seite bestätigt die Übernahme der Änderungen
