Das Verarbeitungsverzeichnis von EFAST

Im Verarbeitungsverzeichnis werden alle relevanten Angaben zum Datenschutz im Zusammenhang mit dem Online-Dienst eingegeben. Durch einen Klick auf den Button Version erstellen wird eine erste oder folgende Datenversion des Verarbeitungsverzeichnisses erstellt.

In der tabellarischen Übersicht der Datenversion wird die Vorlagenversion zusammen mit der Datenversion dargestellt. Eine noch nicht aktivierte Version bietet die Optionen bearbeiten, vorbefüllen und anzeigen an

Mit einem Klick auf den Link bearbeiten startet der Wizzard, der Behörden beim Ausfüllen des Verarbeitungsverzeichnisses unterstützt. Die Informationen werden nach Themen gruppiert in einzelnen Dialogseiten abgefragt. Hierbei entscheidet ihr Plattformbetreiber, welche Informationen abgefragt werden. Beim Wechsel einer Seite wird geprüft, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt wurden und eine entsprechende Fehlermeldung eingeblendet.

Aus Teilen dieser Daten werden die Datenschutzhinweise generiert, die dem Antragsteller beim Starten des Antrags angeboten werden.

Nachdem dem vollständigen Ausfüllen aller Seiten, können die aktuelle Datenversion mit einem Klick auf den neu hinzugekommenen Link aktivieren, zur Kontrolle eingesehen und aktiviert werden.

Mit geprüft, jetzt aktivieren ist die Bearbeitung des Verarbeitungsverzeichnisses abgeschlossen und steht im System zur Verfügung.

Sobald eine Version im Verarbeitungsverzeichnis erstellt wurde, kann diese für Datenschutzhinweise in allen weiteren Anträgen mit der Funktion vorbefüllen im Abschnitt Verarbeitungsverzeichnis benutzt werden, um die bereits eingegebenen Daten zu übernehmen. Dennoch ist zu beachten, dass bei Nutzung dieser Funktion alle Seiten des Verarbeitungsverzeichnisses einmal einzeln durchgeklickt werden müssen, damit sie auf Aktualität und Korrektheit geprüft werden können.

Sollen dem Antragsteller selbst generierte Datenschutzhinweise anzeigt werden, können diese über einen Haken in der Checkbox Alternative Datenschutzhinweise verwenden eingerichtet werden. Das Ausfüllen des Verarbeitungsverzeichnisses entfällt dadurch jedoch nicht.

Zunächst muss der Text der individuellen Datenschutzhinweise hinterlegen. Hierfür steht ein komfortabler Markdown-Editor zur Verfügung, der mit einem Klicken auf Bearbeiten geöffnet wird.

In der Kopfzeile befinden sich Formatierungs- und Ansichts-Optionen. Beim Überfahren mit der Maus zeigt sich ein Tooltip mit Erläuterungen. Besonders empfehlenswert ist die Ansicht in zwei Spalten (Side by Side):

In dieser Ansicht, die automatisch in das Vollbild wechselt, wird links der formatierte Text eingeben und rechts die Vorschau des Textes dargestellt. Zum Speichern muss das Vollbild mit verlassen werden und durch klicken auf die Schaltfläche speichern gesichert werden.

Nun gilt es, den Text zu aktivieren:

Anschließend muss die Option Alternative Datenschutzhinweise verwenden markiert werden und diese Entscheidung mit Übernehmen gespeichert werden.