Datenauskunftsleistung - Ein Online-Dienst für mehrere Organisationseinheiten

Um einen Online-Dienst für die Datenauskunftsleistung anbieten zu können, sind im Wesentlichen zwei Schritte notwendig.

1. Der Online-Dienst, der genutzt werden soll, muss in einer Start-App angelegt werden und den Zustellweg EFA-Parameter nutzen.

2. In der entsprechenden Landesredaktion, beispielsweise ZuFi oder BUS, muss die Leistung, der Online-Dienst, der Organisationseinheit hinzugefügt werden

Verfahren in EFAST-Plattform anlegen

Aus dem App-Store der Plattform wird die Vorlage zu der Leistung Datenauskunft und Geltendmachung anderer Betroffenenrechte nach DSGVO (Version 0007) in der entsprechenden Start-App bezogen und wie gewohnt konfiguriert.

Über das Aktionsmenü der Verfahrensliste in der geöffneten Start-App wählt man den Punkt + Verfahren hinzufügen und selektiert den App-Store aus der Liste der angebotenen Quellen für Leistungen.

Das Laden der Liste verfügbarer Online-Dienste kann etwas Zeit in Anspruch nehmen. Um die richtige Leistung zu finden, bietet es sich an, die Suchfunktion des Browsers, mit STRG+F zu öffnen und nach Datenauskunft zu suchen.

Nach dem Laden der Vorlage müssen nun ein Eintrag ins Verarbeitungsverzeichnis erfolgen, das Authentifikationslevel und ein Zustellweg festgelegt werden. Durch die Wahl des Zustellweges wird dieser Online-Dienst in seiner besonderen Art und Weise definiert.

Zustellung der Datenauskunftsleistung per E-Mail an die Behörde erfolgt über die Auswahl des Zustellweges EfA Parameter mit Mail. Nach dem Absenden des Antrages über die Plattform wird dieser direkt der Behörde per E-Mail zugestellt.

Ist keine Zustellung der Datenauskunftsleistung per direkter E-Mail an die Behörde gewünscht, so wird der Zustellweg EfA Parameter ohne Mail ausgewählt. Der Antrag kann mit diesem Zustellweg nur vom Antragsteller übermittelt werden, entweder als Anlage einer E-Mail oder per Post.

Wurden alle erforderlichen Schritte der Konfiguration durchgeführt, so springt die Ampel von Rot auf Rot-Gelb und der Online-Dienst kann mit Konfiguration aktivieren aktiviert werden.

Mit dem Aktivieren eines Online-Dienstes wird eine aktive Konfiguration erstellt und die Ampel springt von Rot-Gelb auf Grün. Es gibt nun eine Start-URL zu dem Online-Dienst, die über den Punkt Portalanbindung veröffentlicht werden kann.

Mit den Suchfeldern Gebiet und Leistung können die entsprechenden Einstellungen für die Veröffentlichung des Online-Dienstes im ZuFi oder Serviceportal vorgenommen werden.

Gebietsauswahl:

Leistungsauswahl:

Als Suchbegriff wurde für das nachfolgende Beispiel DSGVO genutzt

Unter ZuFi Link Titel lässt sich der beschreibende Text des Links im ZuFi den eigenen Vorstellungen anpassen, sodass er später leichter gefunden wird. Nach einem Klick auf Veröffentlichen und einer kurzen Wartezeit ist die Leistung im ZuFi veröffentlicht und kann von Antragstellern gefunden werden.

Der Vorteil des Zustellweges EFA-Parameter liegt darin, dass nur eine Start-App notwendig ist, der Online-Dienst nur einmal konfiguriert werden muss und anschließend mehreren Organisationseinheiten zur Verfügung steht.

Die Leistung, die veröffentlicht werden soll, muss in der Landesredaktion hinterlegt sein und gefunden werden können. Wird versucht eine Leistung zu veröffentlichen, die nicht im ZuFi hinterlegt ist, so kann es zu unerwarteten Fehlern kommen.

Unterschiedliche Start-URLs für den Online-Dienst

Mit der Aktivierung des Online-Dienstes wird bereits eine Start-URL in der Übersicht Aktive Konfiguration angezeigt. Diese unterscheidet sich durch die Auswahl des Zustellweges EfA Parameter mit oder ohne Mail von den üblichen Start-URLs dadurch, dass weitere Parameter hinzugefügt wurden.

Die folgenden URLs sind Beispiele und starten keinen Online-Dienst

Start-URL ohne EFA-Parameter:

• https://www.navo.niedersachsen.de/navo2/go/a/4146?c=bc
  Diese Form der Start-URL startet einen Online-Dienst mit der Oberfläche des EFAST Bürger-Clients und wird von jedem Online-Dienst genutzt, der beispielsweise FIT-Connect als Zustellweg nutzt.

Start-URL mit Gebiets-ID und der Leistungskennung:

• https://www.navo.niedersachsen.de/navo2/go/a/4146?c=bc&gebiet-id=32696&leistung-id=515500668
  Diese Start-URL ruft den Online-Dienst mit Gebiets- und Leistungskennung auf. Dies bewirkt, dass nach dem Start des Online-Dienstes eine Suchseite geöffnet wird, mit de nach der Organisation gesucht werden muss. Die Parameter gebiet-id und leistungs-id stammen aus dem ZuFi und Sie entsprechen nicht dem amtlichen Regionalschlüssel (ARS) oder der Leistungskkatalog-ID (LeiKa-ID), sie werden direkt aus dem ZuFi bezogen und der dargestellten Start-URL hinzugefügt.
  

  

  Damit die gewünschte Organisation gefunden wird, muss in der Landesredaktion des Zuständigkeitsfinder (ZuFi) eine Verknüpfung der Leistung zu der Organisation erfolgen.

Start-URL mit der Organisationseinheit:

• https://www.navo.niedersachsen.de/navo2/go/a/4146?c=bc&ou-id=624022244
  Diese Form der Start-URL, mit Übergabe der Organisationseinheit, erlaubt den Start des Online-Dienstes ohne Suche nach der Organisationseinheit. Diese wird direkt beim Start des Online-Dienstes angezeigt.
  

  

  Auch hier muss die Leistung mit der Organisation in der Redaktion des Zuständigkeitsfinder verknüpft werden, allerdings ist keine Suche beim Starten des Online-Dienstes notwendig. Diese URL bietet sich daher für die Veröffentlichung auf der Webseite einer Behörde an.

Im Zuständigkeitsfinder Online-Dienst anlegen

Damit ein Online-Dienst über den Zuständigkeitsfinder gefunden werden kann, muss die Leistung einer Organisation hinzugefügt werden. Dies erfolgt in dem entsprechenden Redaktionssystem der Landesredaktion. Hier findet man auch in der Anzeige der Metadaten die ID der Organisationseinheit (ou-id), die in der Start-URL verwendet werden kann. In diesem Beispiel lautet die Kennung der Organisationseinheit ou-id = 624022244.

Damit eine Leistung über den Zuständigkeitsfinder über Region und Leistung gefunden werden kann, muss diese einer Organisation zugeordnet werden und die Organisation per E-Mail erreichbar sein.

Die Leistung mit der Organisationseinheit verknüpfen

Um eine Leistung einer Organisation hinzuzufügen, öffnet man die entsprechende Organisationseinheit. In der Navigation rechts ruft man die Zuständigkeiten auf und bekommt eine Liste der vorhandenen Zuständigkeiten angezeigt und kann neue hinzufügen.

In der Verwaltung der Zuständigkeiten wird unterschieden zwischen verwaltungspolitischen und geografischen Gebieten. Die Entscheidung, ob die Zuordnung zu einem verwaltungspolitischem oder geografischen Gebiet erfolgen soll, muss durch die Fachlichkeit getroffen werden. Es können neue Gebiete hinzugefügt oder existierende Gebiete bearbeitet werden.

Gebiete werden hier in Zuständige-Stellen gruppiert, denen eine oder mehrere Leistungen und Gebiete zugeordnet werden können. Nur über diese Zuordnung findet der ZuFi die Leistung einer Organisationseinheit und eines Gebietes. Ohne diese Zuordnung kann der Online-Dienst der Datenauskunftsleistung nicht gestartet werden.

E-Mail-Adresse für die Datenauskunftsleistung hinterlegen

Damit ein Antrag der Datenauskunftsleistung die Behörde auch direkt per E-Mail erreichen kann, muss eine E-Mail der Organisationseinheit zugeordnet sein. Diese E-Mail-Adresse wird dann verwendet, wenn als Zustellweg EfA Parameter mit Mail verwendet wird. In der Regel besitzt eine Organisationseinheit bereits eine E-Mail-Adresse. Ob diese geeignet ist, auch Anträge der Datenauskunftsleistung zu empfangen, muss jede Behörde für sich entscheiden.

In der Oberfläche des Zuständigkeitsfinders lassen sich einer Organisationseinheit mehrere E-Mail-Adressen zuordnen und über einen Eintrag in dem Feld Bemerkung auch gezielt einer Leistung zuordnen. Diese Leistungs-ID entspricht nicht der LeiKa-ID der Leistung, sondern der ID, die diese Leistung im ZuFi besitzt. Diese Leistungs-ID findet sich auch in der Start-URL wieder, mit welcher der Online-Dienst gestartet wird. Die erste E-Mail-Adresse wird immer als Default-Adresse verwendet, wenn keine weiter hinterlegt ist und einer Leistung zugeordnet wurde. Ohne eine weitere Spezifikation wird also die Default-Adresse verwendet.

Das Beispiel zeigt die Zuordnung der Leistung mit der ID 484296099 zu der E-Mail dsgvo@mygemeinde.de. Die Leistungs-ID entspricht hier der Leistung Verarbeitung personenbezogener Daten Einschränkung bei der BDBOS mit der LeiKKa-ID 99032014275003.