Qualifizierte elektronische Signatur
Für die Schriftform kann es erforderlich sein, dass Dokumente eines Antrages mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES) versehen werden müssen. Hierzu wird ein Zertifikat oder eine Signaturkarte und die entsprechende Software benötigt. Im Online-Dienst muss außerdem die QES bei Schriftform aktiviert werden.
Bei manchen Online-Diensten muss die Schriftform erfüllt werden, dies kann unter anderem durch das Signieren von Anlagen und dem Antragsformular erfolgen. Die EFAST-Plattform bietet hierfür die Funktion der qualifizierten elektronischen Signatur.
Voraussetzungen
Damit ein Antragsteller im Verlauf der Antragsstellung seinen Antrag oder auch Anlagen zum Antrag erfolgreich signieren kann, müssen bestimmte Anforderungen erfüllt sein.
Schriftformerfordernis
Damit einem Antragsteller beim Versenden seines Antrages die Möglichkeit der qualifizierten elektronischen Signatur angeboten wird, muss in der Konfiguration des Online-Dienstes bei Option, Konfiguration Benutzergruppe, Anmeldung (Authentifikationslevel) und Schriftformerfordernis die Schriftformerfordernis Qualifizierte elektronische Signatur (QES) angewählt werden. Änderungen werden mit Speichern gesichert und über Konfiguration aktivieren dem Antragsteller zur Verfügung gestellt.
Software zum Signieren
EFAST unterstützt die Nutzung der Software Data Boreum Web Edition des Herstellers Governikus, die durch den Betreiber der Plattform lizenziert werden muss und über die Plattform heruntergeladen werden kann.
Für den Signatur-Vorgang stellt die EFAST-Plattform eine Datei zur Verfügung, mit der es der Software möglich ist, die zu signierende Datei herunterladen zu können, zu signieren und anschließend die signierte Datei wieder hochladen zu können.
Bei der Signatur-Software handelt es sich aus Sicht der EFAST-Plattform um ein Fremdprodukt, daher kann bei Problemen nur eingeschränkt technische Unterstützung erfolgen, wenn die Ursache außerhalb der EFAST-Plattform liegt.
Zertifikat oder Signaturkarte
Der Vorgang der Signatur erfordert, dass der Antragsteller oder auch die Behörde entweder eine Signaturkarte und ein passendes Lesegerät besitzt oder ein Softwarezertifikat vorliegt, mit dem die Dokumente signiert werden können.
Ablauf eines Signaturprozesses
Der Antragsteller füllt den Antrag vollständig aus, sodass auf der Zusammenfassungsseite der Button Identifizieren angezeigt wird.
Nach einem Klick auf Identifizieren werden die von der Behörde vorgesehenen Optionen angeboten. In der Erklärung zur Qualifizierten elektronischen Signatur befindet sich im Text der Link Signaturservice herunterladen, über den die Installationsdatei der Signatur-Software heruntergeladen werden kann.
Durch Auswählen der Qualifizierten elektronischen Signatur kann mit einem Klick auf Weiter mit Auswahl der nächste Schritt des Signaturprozess geöffnet werden.
Im nächsten Schritt wird dem Antragsteller durch den Link Druckvorschau öffnen angeboten, seinen Antrag vor der Signatur noch einmal zu prüfen. Mit dem Button Signaturprozess starten wird der Prozess begonnen, mit dem ein Antrag signiert wird.
Die EFAST-Plattform stellt nun eine Datei mit dem Namen setup.gov-ws zum Download bereit, die den Signaturprozess steuert.
Durch das Öffnen der Datei wird jetzt die Software zum Signieren eines Antrages und seiner Anlagen gestartet. Als Erstes muss der Schlüssel aus Datei geladen werden, mit dem die Dokumente signiert werden. Dies kann über Kartenleser und Unterschriftskarte oder einem Softwarezertifikat erfolgen. Nach erfolgreichem einlesen des Schlüssels, wird dieser in der Software angezeigt.
Im Anschluss kann der Punkt Signieren geöffnet werden und es werden alle Dokumente angezeigt, die signiert werden können. Mit einem Klick auf den Button Signieren in der Mitte am unteren Rand des Fensters, wird der Signierprozess begonnen.
Wird der Dialog, der einen erfolgreichen Signiervorgang ankündigt, mit einem Klick auf OK bestätigt, so schließt sich die Software und der Antragsteller kann jetzt mit der Einreichung seines Antrages fortfahren.
Die EFAST-Plattform wird über den Erfolg des Signiervorgang informiert und lässt den Antragsteller nun die nächsten Schritte, beispielsweise das Bezahlen, ausführen.
