Infotermin Migration für die Landesredaktionen

Einleitung

In diesem Termin geht es um die Einführung des FIM Redaktionssystem für Datenfelder, welches den XDatenfelder 3 Standard nutzt (kurz FRED3). Dies betrifft auch die Migration der Daten des Vorgängersystems FRED Classic auf FRED3 und die daraus entstehenden Konsequenzen für die Landesredaktionen, die FRED nutzen.

Zeitplan für die Migration

Zeitstrahl Gesamtbetrachtung

Reihenfolge der zu migrierenden Repositorys:

• Bundesredaktion, BOB und KATE

• Schleswig-Holstein, Niedersachsen und Hamburg

• weitere Landesredaktionen nach entsprechender Terminvereinbarung

Zeitstrahl für exemplarisches Repository

Phase 1: Migrationsvorbereitung

In dieser Phase befinden wir uns heute und sie gilt bis zum vereinbarten Zeitpunkt der Migration.

Es werden die Inhalte der Migration definiert, dazu ist ggf. noch ein Qualitätssicherungsschritt erforderlich.

Phase 2: Zeitpunkt der Migration

Bis zu diesem Zeitpunkt müssen alle Arbeiten in FRED Classic abgeschlossen sein, danach ist kein Weiterarbeiten in FRED Classic mehr möglich.

Alle Zugriffe auf FRED Classic werden für das betreffende Repository auf lesend gestellt.

Danach werden die Datensätze aus FRED Classic exportiert, in das XDatenfelder 3 Format umgewandelt und danach in FRED3 importiert.

Parallel dazu erfolgt eine Migration der Nutzerdaten.

Sind diese Schritte vollständig durchgeführt, werden Sie vom Service Center der FJD direkt darüber informiert und ein Weiterarbeiten in FRED3 ist dann direkt möglich.

Phase 3 Migrationsnachbereitung

Alle Nutzer und Inhalte sind erfolgreich umgezogen, die Arbeiten in FRED3 haben begonnen.

Jetzt sind noch kleinere Nacharbeiten notwendig, die im unteren Teil erläutert werden.

wichtige zeitliche Eckdaten

• Ab sofort ist die Migrationsvorbereitung möglich.

• Der Zeitraum der Migration ist individuell wählbar für jedes Land, jedoch ist der späteste voraussichtlich Beginn ab dem 01.07.2024.

• Je früher die Migration nach FRED3 abgeschlossen ist, desto besser. Eine Migration sollte spätestens bis zum 31.10.2024 erfolgen.

• Der Vorgang des Umzugs dauert in etwa 3 Arbeitstage.

Migrationsvorbereitung

Was kann migriert werden?

Das wird migriert:

• Arbeitskopien von Datenschemata aus dem eigenen Nummernkreis.

• Baukastenelemente werden mit migriert, wenn diese Teil eines zu migrierenden Datenschemas sind.

• Dokumentsteckbriefe sollten nur in Ausnahmefällen migriert werden, z. B. wenn diese kurz vor der fachlichen Freigabe stehen oder anderweitig noch in Bearbeitung sind.

Das wird nicht migriert:

• Versionen von Datenschemata und Dokumenteckbriefen

• Herrenlose Baukastenelemente (das sind Baukastenelemente, die in keinem Schema verwendet werden) - diese werden gelöscht.

• Arbeitskopien von Dokumentsteckbriefen, soweit nicht explizit anders gewünscht.

• Elemente aus anderen Nummernkreisen.

Was passiert mit Versionen von Elementen?

Datenschemata

• Veröffentlichte Datenschemata können weiterhin über das FIM-Portal abgerufen werden.

• Zusätzlich kommen sie direkt ins Sammelrepository und sind auch darüber weiter abrufbar.

Für unveröffentlichte Datenschemata gibt es folgende Option:

• Die Datenschemata können vor der Migration noch veröffentlicht werden und landen dann analog zu allen veröffentlichten Elementen im Sammelrepository. Falls keine fachliche und methodische Freigabe vorliegt, veröffentlichen Sie diese Schemata bitte im Status “Entwurf”

Falls diese auch nicht veröffentlicht werden sollen, greift die Fall-Back-Option:

• Datenschemata werden, für die nächsten zwei Jahre im Archiv aufbewahrt.

Dokumentsteckbriefe

• Im Idealfall wurden alle einzigartigen Dokumentsteckbriefe veröffentlicht und in den zentralen Katalog KATE überführt.

• Nicht mehr benötigte Versionen von Dokumentsteckbriefe kommen auch ins Archiv.

Was kommt ins Archiv und wie greift man darauf zu?

Grundsätzlich wird der gesamte Inhalt eines Repositorys, d. h. Arbeitskopien und Versionen von Datenschemata und Dokumentsteckbriefen ins Archiv überführt.

Davon ausgenommen sind nur herrenlose Baukastenelemente.

Die Inhalte im Archiv werden für zwei Jahre gesichert, danach werden die Datenbestände gelöscht.

Im Folge der Migration bekommen Sie auch eine Kopie des Archivs in Form einer ZIP Datei des kompletten Inhalts an eine, von Ihnen genannte E-Mail Adresse, zugesandt.

Bedenken Sie jedoch:

Schemata können zwar aus dem Archiv wieder abgerufen, jedoch danach nicht mehr in FRED Classic editiert werden. Sie können nur noch lesend gesichtet werden.

Inhalte der Migration definieren durch Sichtung des Altdatenbestands

Datensätze in FRED Classic müssen durch die zuständige Redaktion gesichtet werden und es muss definiert werden, wie damit umzugehen ist.

Datenschemata

Welche Arbeitskopien sollen in FRED3 übernommen werden?

Welche Versionen sollten noch veröffentlicht werden?

Was soll vor der Migration gelöscht werden?

Welche Daten möchten wir für uns selbst sichern?

Dokumentsteckbriefe

Der Bestand muss auf auf Dopplungen gesichtet werden; doppelte sollten gelöscht werden.

Verbleibende Dokumentsteckbriefe sollen versioniert und mindestens im Status ‘Entwurf’ veröffentlicht werden, damit diese in den zentralen Katalog KATE übernommen werden können.

Umgang mit Dokumentsteckbriefen in FRED3

Dokumentsteckbriefe sollen nach Möglichkeit nicht mehr lokal erstellt werden. Mit FRED3 haben Sie Zugriff auf den zentralen Katalog KATE, in dem künftig alle Dokumentsteckbriefe verfügbar gemacht werden.

Diese Dokumentsteckbriefe haben eine ID im Nummernkreis 99 (z. B. D99 000 123 456).

Kein passender Dokumentsteckbrief in KATE verfügbar?

• Bitte beantragen Sie den entsprechenden Dokumentsteckbrief.

• Bis dieser verfügbar ist, können Sie den Default-Dokumentsteckbrief mit der ID D99 000 000 001 nutzen.

Baukastenelemente

Werden als Teil des verwendenden Datenschemas migriert, ebenso Codelisten.

Nicht verwendete, aber später noch benötigte Baukastenelemente und/oder Codelisten, müssen in ein Dummy-Schema eingebaut werden, welches migriert wird. Ansonsten werden sie gelöscht.

Was gibt es noch zu beachten?

Wenn Sie Datensätze haben, die nicht mehr benötigt werden, löschen Sie diese bitte selbständig.

Denken Sie daran, dass manche Arbeitsergebnisse ggf. aufbewahrt werden müssen. Hier bitte selbstständig eine Sicherung vornehmen.

Dokumentsteckbriefe können Sie nicht selbst löschen, versehen Sie diese bitte im Namen mit dem Vermerk LÖSCHEN, dann werden diese für Sie gelöscht.

Notwendige Vorbereitungen

Nachdem der Umfang der zu migrierenden Daten definiert wurde, können Sie mit den weiteren Migrationsvorbereitungen beginnen.

kritische Fehler beseitigen

• Es gibt kritische Fehler, die in Ihrem Datenschema vorliegen können, die migrationsverhindernd sind. Um einen Reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, müssen diese vorher bereinigt werden.

• Dabei unterstützt Sie die erweiterte Version des QS-Berichts. In gewohnter Weise werden die Fehler angezeigt, jedoch wurden diese jetzt in kritisch und methodisch getrennt.

• Lösen Sie alle kritischen Fehler auf, dann ist Ihr Datenschema migrationsbereit.

Sollte es darüber hinaus weitere, bisher unbekannte migrationsverhindernde Fehler geben, dann würden wir diese für Sie entfernen, solang dadurch keine substantiellen Änderungen an Ihren Daten vorgenommen werden. Beispielsweise wurden sehr selten Line-Tabulatoren in Textfeldern gefunden.

Dokumentsteckbriefe für KATE bereitstellen

• Nachdem Sie Ihren Dokumentsteckbriefbestand gesichtet (und idealerweise qualitätsgesichert) haben, stellen Sie diesen bitte für KATE bereit.

• Dies geschieht idealerweise über die Veröffentlichung Ihrer Dokumentsteckbriefe mindestens im Status Entwurf.

• Falls dies nicht möglich ist, können Sie uns auch eine Liste der entsprechenden IDs übersenden.

sinnvolle Ergänzungen zur Migrationsvorbereitung

Zugänge überprüfen

Gehen Sie die Liste der Redakteure durch, die auf Ihr Repository zugreifen kann und entfernen Sie nicht mehr benötigte Zugriffsrechte.

Qualitätssicherung der Dokumentsteckbriefe

• Namensgebung Dokumentsteckbriefe

• Handlungsgrundlagen prüfen

• Definitionen ergänzen bzw. erweitern

Qualitätssicherung der Datenschemata

• Beseitigung aller methodischen Fehler, die der QS-Bericht ausgibt.

• Sichtung auf methodische Fehler, die nicht durch den QS-Bericht geprüft werden, wie z. B. die verwendete Sprache.

Tools zur Migrationsvorbereitung

• Der neue QS-Bericht steht Ihnen zur Unterstützung jetzt in FRED Classic zur Verfügung.

• Dazu passend wird eine Dokumentation zum neuen QS-Bericht angeboten: https://docs.fitko.de/fim/docs/datenfelder/QS_Bericht/

Details zum Datenschema S03000583.html

Berichte aus der Praxis

• Die Bundesredaktion stellt ihre Migrationsvorbereitung vor.

• Schleswig-Holstein stellt exemplarisch für eine Landesredaktion ihre Migrationsvorbereitung vor.

2024_03_26_Detaillierte Vorbereitung von System-Migrationen durch die zenBRed.pdf Template zur Qualitätssicherung von DSB und SDS_Unterstützung_System-Migrationen.xlsb

Migrationsnachbereitung

• Alle Datenschemata sind vorerst mit dem Default-Dokumentsteckbrief (D99000001) verknüpft. Dieser muss durch einen der neuen KATE-Dokumentsteckbrief im XDatenfelder 3 Standard ersetzt werden.

• Relationen müssen neu gesetzt werden.

• Nach der Migration werden automatisch die ersten Versionen in FRED3 erstellt, diese Versionen entsprechen dem Importstand der Arbeitskopien.

• Die Nummerierung für Versionen fängt da wieder an, wo FRED Classic aufgehört hat (Bsp. die letzte Version in FRED Classic war die V2.1, die nächste Version in FRED3 wird die V2.2.0 sein.)

• Das Erstellen der initialen Version löst keine automatische Veröffentlichung und Freigabe aus. Falls die Datenschemata auch im Standard XDatenfelder 3 geteilt werden sollen, müssen Freigabe und Veröffentlichung manuell ausgelöst werden.

• Falls eine erneute Veröffentlichung Ihrer Datenschemata gewünscht ist:

  • Prüfen Sie den QS-Bericht auf methodische Fehler.

  • Entfernen Sie diese.

  • Setzen Sie den gewünschten Status und nehmen danach eine Veröffentlichung vor.

Vorbereitung zur Arbeit mit FRED3

• Machen Sie sich vorab mit der FRED3 Dokumentation (FRED3 Test-Redaktionssystem) vertraut.

• Informieren Sie sich bei Bedarf auch noch einmal über die neuen Features von XDatenfelder 3 (https://www.xrepository.de/details/urn:xoev-de:fim:standard:xdatenfelder).

• Vertraut machen mit dem FRED3 System unter https://fim-qs.govos.de/fim-qs/portal/fim/18/client/index.html.

• Achtung, dabei handelt es sich nur ein temporäres Test-System, dass sich von der tatsächlichen Produktivumgebung unterscheidet. Datensätze, die dort erstellt worden, können nicht in die Produktivumgebung übernommen werden.

Sammelrepository

• Vorerst ist FRED3 nicht ans Sammelrepository angeschlossen. An dieser Anbindung wird in den nächsten Monaten gearbeitet.

• Das Sammelrepository fungiert als Bezugsquelle, über die weiterhin alle bisher veröffentlichten Datenschemata im XDatenfelder 2 Format bezogen werden können.

• Weiterhin werden durch das Sammelrepository die veröffentlichten XDatenfelder 2 Datenschemata und Dokumentsteckbriefe in gewohnter Weise auf dem FIM-Portal bereitgestellt.

• Das Sammelrepository bietet eine Upcast und eine Downcast-Funktion an.

  • Die XDatenfelder 2 zu 3 Upcast-Funktion, nimmt eine XDatenfelder 2 Datei entgegen und gibt eine XDatenfelder 3 Datei zurück.

  • Die XDdatenfelder 3 zu 2 Downcast Funktion, nimmt eine XDatenfelder 3 Datei entgegen und gibt eine XDatenfelder 2 Datei. Der Downcast ist verlustbehaftet, da XDatenfelder 3 Erweiterungen zum Standard XDatenfelder 2 enthält.

Zusammenfassung & Follow-Up

• Der FIM-Baustein Datenfelder liefert Hilfestellung zur Migrationsvorbereitung:

  • Ermittlung des Migrationsbestands

  • Hilfe beim Umgang mit kritischen Fehlern im vertieften Austausch

• Gestaltung individueller Migrationspläne inkl. Zeitplan - bitte kommen Sie spätestens bis zum 19.04.2024 auf uns zu, damit wir einen Termin für Ihre Migration finden können.

• Bitte kommen Sie auch mit Ihren weiteren Fragen auf uns zu.