Registrierung eines Benutzerprofils
Auf einer EFAST-Plattform gibt es zwei unterschiedliche Arten von Benutzerprofilen, Antragsteller und Behördenmitarbeiter. Antragsteller melden sich über ein Servicekonto auf der EFAST-Plattform an und müssen sich nicht extra registrieren. Behördenmitarbeiter legen ein neues Benutzerprofil direkt auf der EFAST-Plattform über die Startseite des Behörden-Logins und dem Punkt Registrieren an.
Registrierung als Behördenmitarbeiter
Um sich als Mitarbeiter einer Behörde auf der EFAST-Plattform zu registrieren, muss die Startseite im Browser aufgerufen werden und auf den Reiter Login für Behörden gewechselt werden. Unter den Eingabefeldern für Benutzername / E-Mail und Passwort findet sich die Option Registrierung.
Mit einem Klick auf den Button Jetzt registrieren öffnet sich der Dialog zum Anlegen eines Benutzerprofils. Die Pflichtangaben sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet und farblich hinterlegt, sodass diese gut zu erkennen sind.
Sind alle Pflichtfelder ausgefüllt, ein valides Passwort gesetzt und die Nutzungsbedingungen zur Kenntnis genommen, kann mit einem Klick auf den Button Mitgliedsaccount erstellen das neue Benutzerprofil angelegt werden. Die Plattform sendet anschließend eine E-Mail mit einem Code an die angegebene E-Mail-Adresse, um diese zu verifizieren.
Für jedes Benutzerprofil muss eine E-Mail-Adresse genutzt werden, die in der EFAST-Plattform aktuell nicht genutzt wird. Wird versucht, eine bereits bekannte E-Mail-Adressen noch einmal zu verwenden, so erfolgt eine Fehlermeldung. Die Nutzung einer Funktions-E-Mail-Adresse ist möglich.
Wird eine Organisation angegeben, kann die Anrede weggelassen werden.
Nachdem Speichern des Accounts wird der Dialog zur Überprüfung der E-Mail-Adresse angezeigt und bietet die Optionen Code überprüfen, Verifikationsmail erneut zusenden und Mit unverifiziertem Konto starten an.
Nach der Eingabe des Codes, der in einer E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet wurde, ist die Einrichtung des Benutzerprofils abgeschlossen.
In manchen Fällen landet die Nachricht mit dem Verifikationscode nicht im Posteingang des E-Mail-Kontos, sondern im Spam-Ordner. Daher sollte auch dieser kontrolliert werden, bevor eine neue Verifikationsmail ausgelöst wird.
Hinweise und Einschränkungen
Eine E-Mail-Adresse kann in einer EFAST-Plattform zu einer Zeit nur einmal für die Registrierung verwendet werden. Nach der Löschung des Profils kann die E-Mail erneut genutzt werden.
Wenn mehrere Zugänge notwendig sind, werden auch mehrere E-Mail-Adressen benötigt.
Benutzerprofile, die nicht verifiziert wurden, werden nach 3 Tagen gesperrt und einige Tage darauf vom System gelöscht.
Sollte das Benutzerprofil eines Behördenmitarbeiters versehentlich mit einem Servicekonto verknüpft worden sein, so lässt sich dies durch Ihren jeweiligen Plattformbetreiber lösen.
Für den Benutzernamen sind nur Buchstaben, Zahlen, Punkt, Binde- und Unterstrich erlaubt.
Registrierung als Antragsteller
In vielen Fällen erlauben Behörden das Starten und Ausfüllen eines Antrages nur, wenn sich Antragstellende vorher anmelden. Diese Anmeldung im Bürger-Client erfolgt immer über ein Servicekonto. Daher muss vor dem ersten Ausfüllen eines Antrages eine Registrierung bei einem angebotenem Servicekonto erfolgen. Der Link zum jeweiligen Servicekonto findet sich in der Anmeldemaske des Antrages.
Mit der Anmeldung beim Start eines Antrages prüft die EFAST-Plattform, ob zum Antragsteller bereits ein Benutzerprofil existiert. Wenn kein Profil gefunden wird, wird automatisch ein solches angelegt. Die Daten werden aus dem Servicekonto übernommen.
Die Zuordnung eines Servicekonto-Profils zu einem Benutzerprofil der EFAST-Plattform erfolgt anhand der E-Mail-Adresse. Es ist daher wichtig, eine E-Mail-Adresse zu verwenden, die noch nicht in der EFAST-Plattform bekannt ist.
Mit der ersten Anmeldung an einer EFAST-Plattform erfolgt die Verknüpfung des korrespondierenden Benutzerprofils mit dem jeweiligen Profil im Servicekonto. Danach ist die Anmeldung am Schreibtisch über den Reiter Login für Behörden nicht mehr möglich.
Bei jeder Anmeldung mit dem Servicekonto überprüft die EFAST-Plattform, ob bereits ein Benutzerprofil mit der E-Mail existiert und versucht beide miteinander zu verknüpfen. Für den Nutzer bleibt seine existierende Umgebung erhalten.
Hinweise und Einschränkungen
Wird ein Servicekonto, zu dem bereits ein Benutzerprofil in der EFAST-Plattform existiert, gelöscht und mit derselben E-Mail-Adresse neu angelegt, kommt es zu einem Fehler bei der Anmeldung. Um diese Situation zu lösen, muss ein Ticket bei Ihrem jeweiligen Plattformbetreiber eröffnet werden.
Nach der ersten Anmeldung an einer EFAST-Plattform mit einem Servicekonto, findet eine Verknüpfung der beiden Profile über die E-Mail-Adresse statt. Diese ist für den Anwender transparent und wird mit jeder neuen Anmeldung geprüft und erneuert.
Für Mitarbeiter von Behörden ist derzeit eine Verknüpfung ihrer Profile mit einem Servicekonto nicht erwünscht. Für Tests mit Anträgen sollten daher E-Mail-Adressen genutzt werden, die entweder über die IT der Behörde bereitgestellt werden oder über einen freien Web-Mailer selbst erzeugt werden können.