Allgemeine Informationen zur Plattform

Die PDBK ist konsequent fachneutral ausgelegt und bietet eine landesweit einheitliche Schnittstelle für alle Verwaltungsleistungen und Akteure. Sie stellt eine Voraussetzung für medienbruchfreie digitale Geschäftsprozesse mit und zwischen Behörden dar. Über die Plattform werden Nachrichten und Dokumente zu konkreten Fällen von Verwaltungsleistungen zwischen den beteiligten Stellen ausgetauscht. Zum Beispiel, wenn für die Bearbeitung eines Falles die Stellungnahme einer anderen Behörde benötigt wird oder ein Antragsteller Unterlagen nachreichen soll.

Die Kommunikation wird immer von einer Verfahrens-führenden öffentlichen Stelle initiiert und findet bilateral über Nachrichten zwischen der Verfahrens-führenden Stelle und einer beteiligten Stelle bzw. dem Adressaten einer Verwaltungsleistung statt.

Grundlegende Begriffe und Nutzer-Rollen

Verwaltungsleistung

Verwaltungsleistungen sind nach außen gerichtete Tätigkeiten, die in öffentlichen Verwaltungen erbracht werden, z.B. das Erteilen einer Genehmigung, das Bearbeiten einer Ordnungswidrigkeit oder das Erbringen einer Beratungsleistung.

Die in der Plattform aufgeführten Verwaltungsleistungen entstammen dem LeiKa – (Leistungskatalog) der öffentlichen Verwaltung. Mit den darin beschriebenen rund 900 Verwaltungsleistungen stellt der LeiKa ein einheitliches und umfassendes Verzeichnis aller Verwaltungsleistungen des Bundes, der Länder und der Kommunen dar.

Fall

Fall meint den konkreten Fall einer Verwaltungsleistung, d.h. die konkrete Leistung, die zu einem bestimmten Zeitpunkt von einer bestimmten Stelle in einem bestimmten Kontext erbracht wird. Für einen Fall gibt es immer eine verfahrensführende Stelle.

Mitwirkung

Innerhalb eines konkreten Falles einer Verwaltungsleistung kann es eine oder mehrere Mitwirkungen geben. Mitwirkungen sind Tätigkeiten, die von anderen Stellen als der Verfahrens-führenden Stelle ausgeführt werden (müssen), z.B. das Nachreichen von Unterlagen seitens der Antragstellerin oder das Verfassen einer Stellungnahme durch eine andere Fachbehörde.

Mitwirkungen werden immer von der Verfahrens-führenden Stelle ausgelöst, d.h. an die Stelle geschickt, die am Fall mitwirken soll. Mitwirkungen können für die verfahren-beteiligen Stellen optional oder verpflichtend sein (→ Mit Mitwirkungen arbeiten).

In der Plattform sind 13 verschiedene Formen der Mitwirkung definiert und hinterlegt:

• Autorisierung

• Bekanntgabe

• Bewilligung

• Eintragung

• Einvernehmen

• Entgegennahme

• Erlaubnis

• Genehmigung

• Kenntnisnahme

• Nachreichen von Informationen/Unterlagen

• Prüfung

• Stellungnahme

• Zulassung

Nachricht

Nachrichten sind das Kernelement der Plattform. Dabei können Nachrichten immer nur in Zusammenhang mit einer Mitwirkung geschickt werden und der Austausch von Nachrichten findet immer nur bilateral, also zwischen jeweils zwei Stellen statt. Die Kommunikation beginnt mit der Einladung zur Mitwirkung, die nur durch die Verfahrens-führende Stelle ausgelöst werden kann. Danach können Nachrichten zwischen den beiden Stellen bidirektional ausgetauscht werden. Mit Nachrichten können Dokumente übermittelt werden.

In der Plattform werden verschiedene Arten von Nachrichten unterschieden, einige dieser Arten können nur von öffentlichen Stellen verwendet werden. Beim Erstellen einer Nachricht muss jeweils deren Art ausgewählt werden:

• Auslösen der Mitwirkung im Fall (ist beim Auslösen einer Mitwirkung voreingestellt und kann nicht verändert werden),

• Kommunikation während der Mitwirkung,

• Nachgelagerte Kommunikation im Fall

• Übermittlung des Mitwirkungsergebnisses

• Übermittlung des Verfahrensergebnisses

• Übermittlung des Fallstatus

• Abschließen der Mitwirkung

• Metainformation.

Für jede Nachricht, die innerhalb der Plattform im Postfach ankommt, wird systemseitig automatisch eine Benachrichtigung an die, bei den Postfacheinstellungen hinterlegte(n) E-Mail-Adresse(n) verschickt (→ Benachrichtigungen).
So werden die Empfänger auch außerhalb der Plattform über den Nachrichteneingang informiert.

Die Benachrichtigung ist eine standardisierte E-Mail mit Hinweis auf Posteingang im PDBK-Postfach. Sie enthält keinen Hinweis auf den jeweiligen Fall oder den Inhalt der PDBK-Nachricht.

Kommunikationspartner/Stellen: Fachliche Rollen und Nutzer-Rollen

Organisationen oder Personen, die an der digitalen Bearbeitung eines Falles beteiligt sind, werden als Kommunikationspartner oder als Stelle bezeichnet.

Für jeden Kommunikationspartner gibt es im Zusammenhang mit einem Fall genau eine fachliche Rolle. Die beteiligte Organisation bzw. Person ist entweder:

• die Verfahrens-führende öffentliche Stelle [VF.S],

• eine Verfahrens-beteiligte [VB.S], das kann eine öffentliche Stelle [ÖS], nicht öffentliche [NÖS] oder natürliche Person [NP] sein, oder

• der Adressat der Verwaltungsleistung [AV].

Bei den Kommunikationspartnern kann es mehrere Fall-Akteure geben, z.B. sämtliche beteiligte Sachbearbeiter einer öffentlichen Stelle oder Familienangehörige natürlicher Personen. Die Fall-Akteure können über die Postfachverwaltung autorisiert werden (→ Postfach-Nutzerverwaltung [Admin]).

Es werden zwei Nutzer-Rollen unterschieden:

• Postfach-Administratoren [Admin]

• Nutzer ohne Admin-Rechte

Die fachlichen Rollen und die Nutzer-Rollen bestimmen, welche Funktionen den Nutzern in der Plattform zur Verfügung stehen. In diesem „Handbuch“ wird daher bei der Erläuterung der Funktionen in eckigen Klammern angegeben, welchen Rollen die beschriebene Funktion zur Verfügung steht. Wenn keine Einschränkungen angegeben sind, steht diese Funktionen allen Nutzern zu Verfügung.

• Bsp.: 4.1.1 Einen neuen Fall anlegen [VF.S]

• Bsp.: 5.3.1 Neues Postfach anlegen [Admin]

• Bsp.: 5.1.1.1 Als Verfahrens-führend eine Verwaltungsleistung registrieren [Admin ÖS]

Verfahrens-führende öffentliche Stelle (VF.S)

Die Verfahrens-führende, also die den jeweiligen Fall führende, Stelle ist zwingend eine öffentliche Stelle.

Sie ist für das Erbringen der Verwaltungsleistung verantwortlich und koordiniert die Mitwirkung weiterer Akteure, d.h. Verfahrens-beteiligter Stellen oder Personen. Verfahrens-führende öffentliche Stellen sind z.B. Behörden oder Kammern.

Verfahrens-Beteiligte Stelle (VB.S)

An einem Fall können unterschiedliche Stellen mitwirken, sofern diese von der Verfahrens-führenden Stelle zur Mitwirkung aufgefordert werden. Es kann unterschiedliche Verfahrens-beteiligte Stellen geben:

• 2.1.7.1 Verfahren-beteiligte öffentliche Stelle eine Verfahrens-beteiligte öffentliche Stelle ist z.B. eine Fachbehörde oder ein Prüfingenieur.

• 2.1.7.2 Verfahrens-beteiligte nicht-öffentliche Stelle (juristische oder natürliche Person) eine Verfahrens-beteiligte nicht-öffentliche Stelle, kann eine juristische Person oder eine natürliche Person sein, z.B. eine Fachplanerin, ein Unternehmen oder ein Nachbar.

Adressat der Verwaltungsleistung

Der Adressat der Verwaltungsleistung ist die Person oder Organisation, auf die sich der konkrete Fall der Verwaltungsleistung bezieht. Das ist z.B. die Antragstellerin, die eine Leistung in Anspruch nimmt (z.B. eine Baugenehmigung beantragt) oder eine Person, auf die sich ein Fall richtet (z.B. ein Bußgeldbescheid).

Voraussetzungen für die Nutzung: Postfach

Um die Plattform zu nutzen, müssen alle Kommunikationspartner mindestens ein PDBK-Postfach haben.

Wenn dies nicht der Fall ist, können Kommunikationspartner von der Verfahrens-führenden Stelle aus, über die Plattform heraus eingeladen werden, sich ein PDBK-Postfach anzulegen. Siehe dazu → Zur Mitwirkung einladen (wenn noch kein Postfach vorhanden) und → Neuen Nutzer anlegen / autorisieren.

Anmeldung auf der Plattform

Wenn Sie die Plattform online aufrufen, öffnet sich die Anmeldeseite. Es gibt drei
unterschiedliche Möglichkeiten, sich auf der Plattform anzumelden:

• Bei Ihrem Konto anmelden
  Anmeldung mit den persönlichen Zugangsdaten bei Ihrem Postfach bzw. dem Postfach Ihrer Organisation.

• Mit dem Servicekonto anmelden
  Als Bürger: Wenn Sie ein Servicekonto haben, können Sie sich mit diesen Zugangsdaten bei der PDBK anmelden.

• Mit dem Organisationskonto anmelden
  Als vertretungsberichtigte Person einer Organisation (Unternehmen, Verein etc.): Wenn Ihre Organisation ein Organisationskonto hat, können Sie sich mit diesen Zugangsdaten bei der PDBK anmelden.

Allgemeine Hinweise zur Nutzung

Für die Handhabung der PDBK können Ihnen folgende Hinweise dienlich sein:

• In der Regel sind alle Felder, die nicht als optional gekennzeichnet sind, Pflichtfelder. Wenn Sie Pflichtfelder nicht ausfüllen, erscheint ein entsprechender Hinweis.

• Das Schließen von Dialog-Fenstern (über Schließen oder über x) führt zu einem Abbruch des Dialogs – ohne neu eingegebene Daten zu speichern. Wenn Sie im Dialog auf Weiter gehen, werden die Daten automatisch gespeichert.

• Gelöschte Daten sind definitiv weg. Sie können nicht wiederhergestellt werden.

Anwenderbetreuung und Hilfe

Bei Fragen zur Nutzung der Plattform oder bei technischen Schwierigkeiten wenden Sie sich bitte an den Administrator Ihrer Organisation.

Für Administratoren steht die Servicestelle der PDBK zur Verfügung.