Den Aufbau der Plattform verstehen

Einstieg: Startseite

Auf der Startseite der Plattform wird Ihr Postfach bzw. Ihre Postfächer angezeigt. Durch die Anwahl des Postfachs gelangen Sie in den Arbeitsbereich der Plattform, der sich immer mit der Fallübersicht (→ Die Fallübersicht) öffnet.

Header

Der Header der Plattform wird immer angezeigt, egal in welchem Bereich der Plattform Sie sich bewegen. Im Header finden Sie vier Optionen:

• Startseite: führt auf Einstiegsseite der Plattform (→ Einstieg: Startseite)

• Einstellungen: zur Bearbeitung nur für Adminstratoren (→ Einstellungen [Admin])

• Hilfe: Hilfe zur Nutzung der Plattform (Abruf dieser “Hinweise zur Handhabung”)

• Account: Einstellungen zu Ihrem Account, An-/Abmelden.

Übersicht über den Arbeitsbereich der Plattform

Wenn Sie ein Postfach ausgewählt haben, gelangen Sie automatisch in den Arbeitsbereich. Die Menüleiste im Arbeitsbereich zeigt an, in welchem Postfach Sie arbeiten. Wenn Sie die Postfächer mehrerer Stellen verwalten, können Sie hier zwischen den Postfächern wechseln. Der Arbeitsbereich der Plattform gliedert sich in drei Menüpunkte:

• Die Fallübersicht listet alle Fälle, an denen Sie bzw. Ihre Stelle verfahrensführend oder mitwirkend beteiligt sind. Die Fallübersicht bietet einen Überblick über die Anzahl der offenen Fälle sowie der dazugehörenden Mitwirkungen und Nachrichten. In der Fallübersicht wählen Sie den bzw. die Fälle aus, die Sie bearbeiten wollen.

• Der Schreibtisch ist der zentrale Arbeitsbereich der Plattform: hier werden Fälle, Mitwirkungen und Nachrichten eingesehen und bearbeitet und können bei Bedarf auch langfristig hier fixiert werden.

• In den Postfacheinstellungen legen Sie fest, wer aus Ihrer Stelle benachrichtigt werden sollen, wenn Nachrichten in Ihr Postfach geschickt werden. Sie können hier außerdem Kontaktpersonen für Rückfragen angeben, Details zum Postfach bearbeiten oder die Liste der Verwaltungsleistungen einsehen.

Zudem kann über den entsprechenden Button in der Menüleiste ein neuer Fall angelegt werden.

Spalten der Fallansicht individualisieren

Sie können die Ansicht der Spalten individualisieren, in dem Sie auf das Zahnrad rechts oben im Kopf der letzten Spalte klicken (Spalten konfigurieren). Dort können Sie die Reihenfolge der Spalten ändern oder Spalten ausblenden. Außerdem können Sie die Spalten jeweils am Spaltenkopf breiter und schmaler ziehen.

Fallansicht sortieren

Die Ansicht kann wahlweise nach Bezeichnung/Betreff oder nach Verwaltungsleistung sortiert werden (jeweils: alphabetisch: auf-/absteigend). Dazu klicken Sie auf den Doppelpfeil im Spaltenkopf.

Die jeweilige Auswahl ist dann dadurch gekennzeichnet, dass nur ein Pfeil im Spaltenkopf zu sehen ist, der die aktuelle Sortierrichtung anzeigt.

Der Schreibtisch

Der Schreibtisch ist der Hauptarbeitsplatz der Plattform: hier bearbeiten Sie Falldetails, lösen Mitwirkungen aus, verfassen und lesen Nachrichten oder schließen den Fall ab.

Der Schreibtisch gliedert sich in einen Arbeitsbereich, in dem der ausgewählte Fall, die Mitwirkung oder Nachricht angezeigt wird und in eine Navigationsspalte, mit der Sie die verschiedenen Ebenen des Falles ansteuern können.

Der Arbeitsbereich des Schreibtisches

Wenn Sie einen Vorgang – einen Fall, eine Mitwirkung oder Nachricht – zum Bearbeiten anwählen, öffnet dieser sich auf dem Schreibtisch. Sie können mehrere Vorgänge auf dem Schreibtisch geöffnet haben. Diese werden dann im Arbeitsbereich übereinandergelegt und in Tabs angezeigt. Über die Tabs können Sie jeweils einen Vorgang nach vorne holen.

Ansicht und Optionen: Ebene Fall

Auf der Ebene des Falls (Icon::Aktenkiste_PDBK:) gibt es im Arbeitsbereich zwei Unterpunkte: die Mitwirkungsübersicht, die alle Mitwirkungen zum Fall anzeigt und die Falldetails, die hier bearbeitet oder als PDF heruntergeladen werden können.

Als VF.S können Sie auf Fall-Ebene über den entsprechenden Button eine Neue Mitwirkung auslösen, sowie über einen Auswahlbutton (Icon: 3 Punkte) den Fall duplizieren oder den Fall abschließen.

Wenn ein Fall abgeschlossen ist, wird dies hier bis zur Löschung des Falls angezeigt. Abgeschlossene Fälle werden binnen 24 Stunden aus der Plattform gelöscht.

Mitwirkungsübersicht

In der Mitwirkungsübersicht sind alle Mitwirkungen zum Fall gelistet mit Angaben zu

• Name: Bezeichnung/Betreff der Mitwirkung

• Mitwirkender: die mitwirkende Stelle / Person

• Aufgabe: Form der Mitwirkung (z.B. Stellungnahme)

• Nachrichten: Anzahl der Nachrichten innerhalb der Mitwirkung

• Letzte Nachricht: Datum/Zeitpunkt der letzten Nachricht

Falldetails

Bei den Falldetails werden folgende Informationen angezeigt:

• Informationen zum Fall: die Verwaltungsleistung, optional eine Beschreibung und das Datum, an dem der Fall ausgelöst, d.h. das Verfahren gestartet wurde;

• Informationen zur verfahrensführenden Stelle: namentliche Nennung der Stelle (Organisation), die das Verfahren führt, optional
  wird auch die Art der Stelle genannt (z.B. Bundesbehörde oder Kammer);

• sofern vorhanden: Informationen zu Kontaktperson(en).
  

Ansicht und Optionen: Ebene Mitwirkung

Auf der Ebene der Mitwirkung (Icon: Ordner) gibt es im Arbeitsbereich zwei Unterpunkte: Die Nachrichtenübersicht und die Mitwirkungsdetails. Zudem können Sie hier über den entsprechenden Button eine Neue Nachricht schreiben, sowie über einen weiteren Auswahlbutton (Icon: Quadrat mit drei Punkten) die Mitwirkung duplizieren oder die Mitwirkung abschließen.

Wenn eine Mitwirkung abgeschlossen ist, wird dies im Arbeitsbereich mitsamt Angabe des Datums direkt unter der Bezeichnung der Mitwirkung angezeigt.

Nachrichtenübersicht

In der Nachrichtenübersicht sind alle ein- und ausgehenden Nachrichten in Zusammenhang mit der Mitwirkung gelistet:

• Art der Nachricht zur Mitwirkung (siehe dazu auch → Nachricht)

• Betreff

• Empfangsdatum: Datum des technischen Empfangs der Nachricht – dies entspricht nicht der aktiven Empfangsbestätigung durch die Empfängerin

• Gesendet von: Stelle, die die Nachricht gesendet hat, d.h. bei ausgehenden Nachrichten ist hier die eigene Stelle genannt

• Dokumente: Anzahl der Dokumente, die mit der Nachricht versendet wurden.

Nachrichten, die Sie verschickt haben (ausgehende Nachrichten), sind mit dem Icon Pfeil gekennzeichnet.

Mitwirkungsdetails

Bei den Mitwirkungsdetails werden folgende Informationen angezeigt:

• Informationen zur Mitwirkung: die Verwaltungsleistung, der Fall, die Mitwirkungsaufgabe, die Verbindlichkeit der Mitwirkung (und ggf. die Rechtsgrundlage dafür) sowie das Datum, an dem die Mitwirkung ausgelöst wurde

• Informationen zur mitwirkenden Partei: hier ist die beteiligte Stelle namentlich benannt und ggf. in ihrer Art spezifiziert (z.B. Landesbehörde)

• Informationen zu Kontaktperson

Die Informationen können über den Button „Informationen bearbeiten“ teilweise bearbeitet werden (→ Eine Mitwirkung bearbeiten).

Ansicht und Optionen: Ebene Nachricht

Auf der Ebene der Nachricht (Icon: Briefumschlag) wird im Arbeitsbereich die ausgewählte Nachricht mit allen Details, Nachrichtentext und Dokumenten angezeigt. Außerdem wird unter dem Betreff der Nachricht wird angezeigt, ob deren Empfang bereits bestätigt wurde (grüner Punkt) oder nicht (roter Punkt).

Solange die Nachricht noch nicht bestätigt ist, werden bei eingehenden Nachrichten zwei Buttons angezeigt: Empfang bestätigen und Antworten. Nach bestätigtem Empfang wird nur Antworten angezeigt. Zum Antworten öffnet sich ein Dialogfeld, über das Sie Ihre Nachricht erstellen können (siehe
dazu → Mit Nachrichten arbeiten).

Navigationsspalte des Schreibtisches

Die Navigationsspalte des Schreibtisches bezieht sich jeweils auf den Fall, der im Arbeitsbereich des Schreibtischs offen sichtbar ist: Sie können über die Navigation die einzelnen Mitwirkungen oder Nachrichten des Falls anwählen.

Wenn Sie einen Fall mit vielen Mitwirkungen und Nachrichten haben, können Sie die Unterpunkte in der Navigationsspalte über die kleinen Pfeile in der Zeile ein- und ausklappen.

Sie können den gesamten Navigationsbereich aus- und einblenden, in dem Sie auf den kleinen Pfeil ganz unten im Navigationsbereich klicken.

Die Postfacheinstellungen

Die Postfacheinstellungen untergliedern sich in vier Unterpunkte, die teilweise nur von Administratoren gesehen oder bearbeitet werden können.

Postfach-Details [Admin]

Hier können Sie – über Anwahl des Stiftsymbols – folgende Angaben ändern und ergänzen:

• Postfach: Postfachname und Bemerkungen zum Postfach

• Postfachinhaber: Name der Organisation/Person sowie sofern zutreffend: Organisationseinheit (z.B. Referat II) und Art der öffentlichen Stelle (z.B. Bundesbehörde)

• Benachrichtigungen bearbeiten (→ Benachrichtigungen).

Benachrichtigungen [Admin]

Um über den Eingang von Nachrichten im PDBK-Postfach informiert zu werden, ohne ins Postfach schauen zu müssen, sollten unter Benachrichtigungen verschiedene E-Mail-Adressen angeben werden. Diese Funktion ist nur für die Administratoren des Postfachs sichtbar.

Bei Benachrichtigung sind die E-Mail-Adressen angezeigt bzw. können hier hinterlegt werden, an die systemseitig automatisch eine Information geschickt wird, wenn im PDBKPostfach eine Nachricht ankommt:

• Wenn Benachrichtigungen versendet werden sollen, muss mindestens ein Benachrichtigungsempfänger [Eskalationsstufe 0] angegeben werden.

• Sie haben die Möglichkeit über bis zu 5 Eskalationsstufen anzugeben, wer benachrichtigt werden soll, wenn der eigentliche Empfänger den Empfang der Nachricht nicht bestätigt. Die Benachrichtigung wird in diesem Fall automatisch mit der jeweils voreingestellten Verzögerung an die E-Mail-Adressen geschickt, die Sie hier eintragen.

• Zu jeder Benachrichtigungs-/Eskalations-Stufe können mehrere E- Mail-Adressen oder Mailverteiler eintragen werden

• Die Verzögerungen der Eskalationsstufen selbst sind voreingestellt und können nicht geändert werden.

Die Benachrichtigung ist eine standardisierte E-Mail mit Hinweis auf Posteingang im PDBK-Postfach. Sie enthält keinen Hinweis auf den jeweiligen Fall oder den Inhalt der PDBK-Nachricht. Hinterlegen Sie daher nur E-Mail-Adressen von Personen, die Zugriff auf das Postfach haben und die eigentliche Nachricht im Postfach abrufen und bearbeiten können.

Kontaktpersonen

In der Postfacheinstellung Kontaktpersonen können alle jene Personen eingesehen, eingetragen oder bearbeitet werden, die bei einem Fall oder einer Mitwirkung als Kontaktperson(en) der jeweiligen Stelle angezeigt werden bzw. ausgewählt werden können. Die Liste der Kontaktpersonen können Sie nur hier in den Postfacheinstellungen bearbeiten, beim Erstellen eines Falles, wählen Sie die Kontaktpersonen lediglich aus der hier gepflegten Liste aus.

Sie können hier die Kontaktpersonen für Ihre Organisation mitsamt ihren Kontaktdaten hinterlegen: Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse, Anschrift, sowie Funktion in der Organisation. Die hinterlegten Kontaktdaten erscheinen in der Liste der Kontaktpersonen, wenn Sie die jeweilige Zeile aufklappen.

Kontaktpersonen sollten in der Sache auskunftsfähig und -berechtigt sind. Das sind z.B. die Sachbearbeiter bei einer öffentlichen Stelle oder vertretungsberechtigte Personen bei nicht-öffentlichen Stellen und natürlichen Personen.

Neue Kontaktperson anlegen

Über den entsprechenden Button können Sie hier eine Neue Kontaktperson anlegen. Dafür öffnet sich ein Dialog, über den Sie 1. Details zur Person (verpflichtend: Name und Vorname) und 2. Kontaktdaten (optional) angeben können.
Die Kontaktdaten erscheinen in der Liste der Kontaktpersonen, wenn Sie die jeweilige Zeile aufklappen.

Kontaktperson bearbeiten

Um die Daten einer bereits eingetragenen Kontaktperson zu bearbeiten, wählen Sie am Ende der Zeile aus dem Auswahlbutton (Icon: 3 Punkte) Bearbeiten. Dann öffnet sich ein Dialog wie beim Anlegen einer neuen Person (→ Neue Kontaktperson anlegen).

Kontaktperson löschen

Um Kontaktperson aus der Liste zu löschen, wählen Sie am Ende der Zeile aus dem Auswahlbutton (Icon: 3 Punkte) Löschen. Achtung: Das Löschen einer Kontaktperson kann nicht rückgängig gemacht werden.

Verzeichnisse

Hier finden Sie eine Übersicht über alle öffentlichen Stellen, die ein PDBK-Postfach haben. Wenn eine öffentliche Stelle hier nicht angezeigt wird, hat sie kein Postfach. Dieses Verzeichnis ist allen Nutzern der Plattform zugänglich. Verfahrens-führende Stellen (VF.S) finden in Ihrem Verzeichnis zudem auch die
nichtöffentlichen Stellen oder natürliche Personen, mit denen Sie bereits über die Plattform kommuniziert haben. Sie können diese über das Pull-Down-Menü im ersten Feld auswählen.