Mit der Plattform arbeiten: Kommunikation über die Plattform

Jegliche Kommunikation über die Plattform ist verbunden mit einem Fall. In der Fallübersicht (→ Die Fallübersicht) sind alle Fälle gelistet, die Sie führen bzw. an denen Sie beteiligt sind. Dort wählen Sie den Fall aus, den Sie bearbeiten wollen – oder Sie legen einen neuen Fall an.

Einen Vorgang zur Bearbeitung auswählen: “Auf den Schreibtisch legen”

Um einen Vorgang (Fall, Mitwirkung, Nachricht) zu bearbeiten, wählen Sie diesen in der Fallübersicht aus.
Durch die Auswahl wechseln Sie automatisch in den Menüpunkt Schreibtisch – das ist der zentrale Bereich der Plattform, in dem Sie Fälle, Mitwirkungen und Nachrichten bearbeiten.

Einen Fall/Vorgang öffnen

Wenn Sie einen Fall, eine Mitwirkung oder eine Nachricht in der Fallübersicht anklicken, wird der Fall automatisch auf dem Schreibtisch geöffnet – jeweils auf der in der Fallübersicht angewählten Ebene (Fall, Mitwirkung oder Nachricht). Der Vorgang bleibt so lange auf Ihrem Schreibtisch liegen, bis Sie einen neuen Vorgang in der Fallübersicht auswählen.

Wenn Sie mehrere Fälle gleichzeitig auf den Schreibtisch legen wollen, können Sie diese gleichzeitig öffnen (→ Mehrere Fälle/Vorgänge gleichzeitig öffnen) oder bereits geöffnete auf dem Schreibtisch pinnen (→ Mehrere Fälle/Vorgänge nacheinander öffnen: Einen Vorgang im Arbeitsbereich des Schreibtischs pinnen).

Mehrere Fälle/Vorgänge gleichzeitig öffnen

Um einen oder mehrere Fälle/Vorgänge gleichzeitig zu öffnen, markieren Sie die Vorgänge über das Kästchen in der ersten Spalte der Fallübersicht. Unterhalb der Liste erscheint dann der Hinweis Auswahl auf Schreibtisch öffnen. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie mit den ausgewählten Vorgängen zum Schreibtisch. Die Vorgänge werden dann im Arbeitsbereich übereinandergelegt und in Tabs
angezeigt – über die Tabs können Sie sich jeweils den Vorgang in den Vordergrund holen. Gleichzeitig geöffnete Vorgänge werden automatisch auf dem Schreibtisch “gepinnt”.

Mehrere Fälle/Vorgänge nacheinander öffnen: Einen Vorgang im Arbeitsbereich des Schreibtischs pinnen

Wenn Sie Fälle/Vorgänge nicht gleichzeitig, sondern nacheinander im Schreibtisch öffnen wollen, z.B. weil Sie begonnen haben, mit einem Fall zu arbeiten und sich einen zweiten Vorgang dazu holen wollen, dann können Sie Vorgänge im Arbeitsbereich des Schreibtischs pinnen:

Klicken Sie dazu auf das Pinnnadel-Symbol im Tab des Vorgangs. Der Vorgang bleibt dann so lange auf Ihrem Schreibtisch, bis Sie die Pinnnadel wieder lösen oder den Tab aktiv über das x schließen.

Alle nicht gepinnten Fälle auf Ihrem Schreibtisch werden geschlossen, sobald Sie in der Fallübersicht einen neuen Vorgang auswählen.

Mit Fällen arbeiten

Fälle können nur von der Verfahrens-führenden öffentlichen Stelle angelegt und bearbeitet werden. Alle anderen Nutzer der Plattform haben nur Leserechte, d.h. sie können Falldetails nur lesen bzw. sich als PDF herunterladen.

Einen neuen Fall anlegen [VF.S]

Wählen Sie in der Menüleiste des Arbeitsbereichs der Plattform den Button Neuen Fall anlegen. Es öffnet sich ein Dialog, der Sie in zwei Schritten – Verwaltungsleistung auswählen und Fallinformationen ergänzen – durch die notwendigen und optionalen Angaben führt.

A Verwaltungsleistung auswählen

Es werden alle Verwaltungsleistungen angezeigt, für die Ihre Stelle verfahrensführend registriert ist. Pro Fall müssen Sie eine Verwaltungsleistung auswählen.

Wählen Sie per Klick in das Auswahlfeld (Kreis) jene Leistung an, um die es im konkreten Fall geht. Wählen Sie dann Weiter. Wenn Sie Schließen wählen, bricht der Dialog ab. Ebenso wenn Sie auf das x rechts oben im Fenster klicken.

Wenn Sie die gewünschte Verwaltungsleistung hier nicht finden, müssen Sie Ihre Stelle dafür zunächst registrieren (→ Verwaltungsleistungen). Nach der Registrierung können Sie auch direkt aus den Einstellungen heraus den entsprechenden Fall anlegen (→ Registrierung als Verfahrens-führend für eine Verwaltungsleistung aufheben [Admin ÖS]).

B Fallinformation ergänzen

Sie müssen mindestens Titel für Ihren konkreten Fall zu der ausgewählten Verwaltungsleistung angeben, d.h. den Fall benennen. Bitte wählen Sie dafür einen eindeutigen Titel. Dieser Titel wird allen am Verfahren beteiligten Stellen angezeigt.

Optional können Sie hier noch ergänzen

• eine Beschreibung zum Fall, Ihr Aktenzeichen und Geschäftszeichens

• die für den Fall zuständige Organisationseinheit sowie

• eine Kontaktperson auswählen, sofern Sie – oder Ihr Postfachadministrator – in Ihrer Postfacheinstellung Kontaktpersonen angegeben haben. Es wird empfohlen, Kontaktpersonen anzugeben (→ Kontaktpersonen)

Sollten Sie an dieser Stelle die ausgewählte Verwaltungsleistung nochmal ändern wollen, können Sie entweder auf den Reiter 1. Verwaltungsleistung auswählen klicken, Zurück wählen oder auf den kleinen Stift neben dem Eingabefeld klicken. Sie gelangen in jedem Fall zurück zum ersten Dialogfenster.

Nach Abschluss aller Angaben wählen Sie Fall erstellen. Das erfolgreiche Anlegen eines Falles wird Ihnen über ein Pop-up-Fenster quittiert. Sie haben dann drei Möglichkeiten:

• Fall öffnen: Der neu erstellte Fall wird auf den Schreibtisch gelegt.

• Mitwirkung anlegen: Das Dialogfenster Neue Mitwirkung auslösen (→ Eine Mitwirkung auslösen [VF.S]) öffnet sich, Sie durchlaufen den Dialog oder brechen diesen ab, in dem Sie das Dialogfenster über das x schließen. Sie sehen dann den neu erstellten Fall auf Ihrem Schreibtisch.

• Das Fenster schließen x: Sie bleiben auf der Seite, auf der Sie zuletzt gearbeitet haben.

Einen Fall duplizieren [VF.S]

Sie können einen bestehenden Fall duplizieren, z.B. weil Sie für einen sehr ähnlichen neuen Fall bereits gemachte Angaben übernehmen wollen.

Dazu wählen Sie im Arbeitsbereich des Schreibtischs (Ebene Fall) aus dem Auswahlbutton (Icon: Quadrat mit 3 Punkten) die Option Fall duplizieren. Das System legt den Fall dann mit allen Falldetails, aber ohne die im Original enthaltenen Mitwirkungen und Nachrichten als Kopie an und öffnet diese direkt.

Einen Fall bearbeiten [VF.S]

Um einen Fall zu bearbeiten, wählen Sie im Arbeitsbereich des Schreibtischs (Ebene Fall) den Punkt Falldetails. Klicken Sie dort auf Informationen bearbeiten.

Es öffnet sich ein Dialog wie beim Erstellen eines Falles. Sie können die Verwaltungsleistung ändern – dazu wechselt das Dialogfenster – oder die Angaben zu Titel, Beschreibung, Aktenzeichen etc. anpassen. Siehe dazu (→ Einen neuen Fall anlegen).

Fall als PDF herunterladen

Wenn Sie einen Fall geöffnet haben, können Sie diesen bei Falldetails über den entsprechenden Button Als PDF herunterladen.

Einen Fall abschließen [VF.S]

Wenn die Bearbeitung eines Falles vollständig beendet ist, können Sie den Fall auch in der PDBK abschließen. Dazu wählen Sie in der Fallansicht aus dem Auswahlbutton die Option Fall abschließen.

Achtung: Wenn Sie einen Fall abschließen, kann dieser nicht mehr bearbeitet werden und alle damit verbundenen Daten werden binnen 24 Stunden unwiederbringlich gelöscht werden. Bis zur Löschung verleibt der Fall – gesperrt – im System. Das Löschen ist dann jedoch nicht mehr rückgängig zu machen.
Schließen Sie daher nur Fälle ab, für die keine weiteren Aktivitäten, auch von beteiligten Dritten, mehr zu erwarten sind.

Mit Mitwirkungen arbeiten

Als Verfahrens-führende Stelle können Sie andere Stellen (andere Behörden, Unternehmen oder Personen) bzw. den Adressaten der Verwaltungsleistung zur Mitwirkung in einem Fall einladen.

Mitwirkungen können nur von der Verfahrens-führenden Stelle ausgelöst werden. Alle anderen können bei Mitwirkungen, an denen sie beteiligt sind, die Mitwirkungsdetails ändern und sich als PDF herunterladen.

Eine Mitwirkung auslösen [VF.S]

Eine Mitwirkung kann nur aus einem Fall heraus ausgelöst werden. Legen Sie den entsprechenden Fall auf Ihren Schreibtisch und wählen Sie den Button Neue Mitwirkung auslösen.

Es öffnet sich ein Dialog, der Sie über drei Schritte – Mitwirkende Stelle auswählen, Details zur Mitwirkung eingeben und Nachricht schreiben – durch die notwendigen Angaben führt.

Alle nicht als optional gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder, grau hinterlegte Felder sind vorbefüllt und können nicht manuell bearbeitet werden. Mit Weiter und Zurück können Sie durch den dreistufigen Dialog steuern.

A Mitwirkende Stelle auswählen

Im Pull-Down-Menü wählen Sie zunächst aus, ob sich die Mitwirkung an eine öffentliche Stelle, eine nicht-öffentliche Stelle oder eine natürliche Person richtet: es werden dann alle Ihnen zur Auswahl stehenden Stellen bzw. Personen angezeigt. Über das Suchfeld können Sie gezielt nach einer Stelle/Person suchen.

Hinweis: In der Auswahl werden aus Datenschutzgründen nur folgende Stellen angezeigt:

• Öffentliche Stellen werden – sofern Sie ein PDBK-Postfach haben – bei allen Nutzern angezeigt; wenn eine öffentlichen Stelle hier nicht zur Auswahl angezeigt wird, hat sie kein PDBK-Postfach. Sie
  können sie einladen, sich ein Postfach anzulegen (→ Zur Mitwirkung einladen).

• Nicht-öffentliche Stellen sowie natürliche Personen werden in Ihrem Postfach nur angezeigt, wenn Sie mit diesen bereits über die PDKB kommuniziert haben. Wenn Sie erstmalig über die PDBK mit einer nicht-öffentlichen Stelle Kontakt aufnehmen, müssen Sie diese in dem Dialog zunächst (→ Zur Mitwirkung einladen).

B Details zur Mitwirkung eingeben

Hier müssen Sie folgende Angaben machen:

• die Mitwirkungsaufgabe spezifizieren (Auswahlmenü)

• einen Titel für die Mitwirkungen angeben (freier Text) – bitte benennen Sie die Mitwirkung eindeutig und verständlich für den Adressanten

• angeben, ob die Mitwirkung für den adressierten Fallakteur verpflichtend oder optional ist: verpflichtend ist voreingestellt, passen Sie dies bitte an, wenn die Mitwirkung nur optional ist.

Weiterhin können Sie folgend Informationen ergänzen (optionale Angaben):

• eine Mitwirkungsfrist setzen

• eine Beschreibung der Mitwirkung einfügen oder

• die Rechtsgrundlage für die Mitwirkungs(pflicht) benennen.

C Nachricht schreiben

Als letzten Schritt erstellen Sie eine Nachricht an die Stelle/Person, die Sie zur Mitwirkung auffordern:

• Art der Nachricht: ist beim Auslösen der Mitwirkung voreingestellt und kann nicht verändert wird.

• Betreff: Sie müssen mindestens einen Betreff angeben.

• Text: Sie können einen Nachrichtentext verfassen oder der Nachricht Dokumente anfügen (→ Dokument anfügen)

Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, wählen Sie Mitwirkung jetzt auslösen. Das erfolgreiche Auslösen einer Nachricht wird Ihnen mit einem Popup-Fenster quittiert, von dem aus Sie die Mitwirkung öffnen oder eine neue Mitwirkung auslösen können.

Zur Mitwirkung einladen (wenn noch kein Postfach vorhanden)

Wenn im Dialogfenster Neue Mitwirkung auslösen die gesuchte Stelle oder Person nicht in der Auswahl angezeigt wird, können Sie diese über das entsprechende Feld Zur Mitwirkung einladen.

Nach Anklicken des Feldes erweitert sich das Dialogfenster für folgende Angaben:

• Art des Empfängers (öffentliche, nicht-öffentliche Stelle, Natürliche Person)

• Verwaltungsleistung (ist bereits übernommen und dann hier nicht geändert werden)

• Namen und E-Mail der adressierten Organisation bzw. Person

• Einladungstext (optional)

Sie müssen abschließend den Button Zur Mitwirkung einladen anklicken. Nur dann wird Ihre Einladung vom System aus an die angegeben E-Mail-Adresse verschickt. Außerdem wird automatisch ein Postfach für die eingeladene Stelle/Person angelegt, sofern Sie nicht bereits über eines verfügt.

Der Button Weiter im Dialogfenster bezieht sich auf das Auslösen der Mitwirkung, was Sie an dieser Stelle noch nicht tun können, weil die beteiligte Stelle/Person Ihre Einladung zunächst annehmen muss.

Nach Verschicken der Einladung können Sie den Dialog schließen und warten bis die eingeladene Person sich mit bei ihrem PDBK-Postfach angemeldet hat. Dann starten Sie das Auslösen der Mitwirkung erneut mit Punkt 1 Mitwirkende Stelle auswählen. Sie sollten Ihren Kommunikationspartner dann in der Auswahl finden.

Eine Mitwirkung duplizieren

Sie können eine bestehende Mitwirkung für eine andere Stelle duplizieren.

Dazu wählen Sie im Arbeitsbereich des Schreibtischs (Ebene: Mitwirkung) im Auswahlbutton (oben rechts neben Neue Nachricht schreiben) die Option Mitwirkung duplizieren.

Es öffnet sich dann das gleiche Dialogfenster wie bei Neue Mitwirkung auslösen (→ Eine Mitwirkung auslösen [VF.S]) und Sie durchlaufen die gleichen Schritte wie bei einer neuen Mitwirkung, die Details zur Mitwirkung sind dann bereits vorausgefüllt. Die Nachrichten der duplizierten Mitwirkung werden nicht mit übernommen.

Eine Mitwirkung bearbeiten

Sie können eine bestehende Mitwirkung bearbeiten, in dem Sie die Mitwirkungsdetails aufrufen und dann Informationen bearbeiten anklicken.

Dann öffnet sich der gleiche Dialog, wie beim Erstellen einer Mitwirkung (→ Eine Mitwirkung auslösen [VF.S]). Sie können folgende Punkte bearbeiten:

• Allgemeine Informationen [nur VF.S]

• Informationen zur mitwirkenden Stelle: Akten-/Geschäftszeichen

• Auswahl von Kontaktperson aus Liste [nur VF.S]

Zur Bearbeitung gesperrt sind: Verwaltungsleistung und Fall sowie Name und Organisationseinheit der mitwirkenden Stelle.

Eine Mitwirkung abschließen [VF.S]

Wenn keine weiteren Aktivitäten im Zusammenhang mit einer Mitwirkung erforderlich und zu erwarten sind, können Sie eine Mitwirkung abschließen.

Wählen Sie dazu in der geöffneten Mitwirkung im Auswahlbutton (Icon: Quadrat mit 3 Punkten) die Option Mitwirkung abschließen. Nach Abschluss können innerhalb dieser Mitwirkung keine Nachrichten mehr versendet werden.

Das Abschließen einer Mitwirkung kann nicht rückgängig gemacht werden. Die Mitwirkung kann danach nicht mehr bearbeitet werden, verbleibt aber gekennzeichnet als “abgeschlossen” im Fall.

Mit Nachrichten arbeiten

Die VF.S initiiert die Kommunikation über das Auslösen einer Mitwirkung, d.h. die erste Nachricht kommt immer von der VF.S. Der Kommunikationspartner kann dann auf diese Nachricht antworten und innerhalb einer Mitwirkung auch neue Nachrichten schreiben. Nachrichten werden immer innerhalb einer Mitwirkung ausgetauscht – und dabei immer nur zwischen der im konkreten Fall verfahrensführenden Stelle (VF.S) und einem weiteren Fallakteur. Jede Nachricht ist damit klar einem Fall und einer Mitwirkung zugeordnet.

Der Empfang von Nachricht sollte aktiv bestätigt werden (→ Den Empfang einer Nachricht bestätigen).

Eine neue Nachricht schreiben

Öffnen Sie die Mitwirkung innerhalb der Sie eine Nachricht schreiben möchten auf Ihrem Schreibtisch und wählen Sie den Button Neue Nachricht schreiben.

Es öffnet sich dann ein Dialogfenster mit vier Feldern und der Option der Dokumentenverwaltung, die Sie bearbeiten müssen bzw. können:

• Empfänger der Nachricht: vorgeben durch die Stelle, an die die Mitwirkung adressiert ist, nicht veränderbar

• Art der Nachricht: Hier müssen Sie im Auswahlmenü eine der drei [alle] bzw. sieben [nur VF.S] vorgegeben Nachrichtenarten auswählen:
  o Kommunikation während der Mitwirkung
  o Nachgelagerte Kommunikation im Fall
  o Übermittlung des Mitwirkungsergebnisses
  o Übermittlung des Verfahrensergebnisses [VF.S]
  o Übermittlung des Fallstatus [VF.S]
  o Abschließen der Mitwirkung [VF.S]
  o Metainformation [VF.S]
  o Hinweis: Beim Auslösen einer Mitwirkung ist dies als Betreff voreingestellt und kann nicht verändert werden [VF.S]
  o Betreff (Pflichtfeld, freier Text)
  o Nachrichtentext (optional, freie Text)
  o Dokumentenverwaltung einblenden: Sie können Ihrer Nachricht Dokumente anfügen (→ Ein Dokument versenden / Einer Nachricht ein Dokument anfügen).

Wenn Sie alle Angaben gemacht haben, klicken Sie auf Jetzt senden.

Ein Dokument versenden / Einer Nachricht ein Dokument anfügen

Sie können einer Nachricht ein Dokument anfügen, indem Sie beim Erstellen der Nachricht im Dialogfenster unten auf Dokumentenverwaltung einblenden klicken. Das Dialogfenster erweitert sich dann und bietet Ihnen folgende Optionen:

• Vom Rechner hochladen

• Aus Fallverzeichnis auswählen: wenn Sie zu diesem Fall bereits Dokumente verschickt haben, stehen Ihnen diese hier zur Auswahl zur Verfügung

• Als Link einfügen: hier können Sie eine URL, also den Link zu erfolgreich eingefügt haben, wird es im Dialogfenster angezeigt.

Sie können die Nachricht dann versenden (Jetzt senden).

Auf eine Nachricht antworten

Wenn Sie eine Nachricht im Arbeitsbereich des Schreibtischs geöffnet haben, können Sie über den entsprechenden Button auf die Nachricht Antworten.

Den Empfang einer Nachricht bestätigen

Wenn Sie eine neue Nachricht bekommen haben, erscheint diese jeweils in der Mitwirkung. Neue Nachrichten sind gekennzeichnet durch gefettete Schrift und einen roten Punkt.

Über den Button Empfang bestätigen müssen den Empfang einer Nachricht aktiv bestätigen. Die Empfangsbestätigung wird dann automatisch übermittelt.

Sowohl in ihrem Postfach als auch im Postfach des Senders wird der Empfang der Nachricht dann mit einem grünen Punkt und entsprechendem Hinweis versehen.

Wenn Sie die Nachricht nicht bestätigen, werden entsprechend der in der Postfach-Einstellung Benachrichtigung (→ Benachrichtigungen [Admin] | nur für Admin sichtbar und veränderbar) festlegten Eskalationsstufen, weitere Benachrichtigungsempfänger über den Eingang der Nachricht informiert.